Справка: УПД 5.03 — генератор XML для ЭДО

Что делает приложение

Приложение формирует XML-файл универсального передаточного документа (УПД) в формате ФНС 5.03 по данным сделки Битрикс24. Файл готов к загрузке в систему электронного документооборота.

Документ формирует робот «Сгенерировать УПД» на стадии сделки или действие с тем же названием в бизнес-процессе. Данные берутся из сделки и CRM: товары, суммы, ставки НДС, реквизиты продавца и покупателя. Перед сохранением приложение проверяет готовый файл по XSD-схеме ФНС.

Готовый файл сохраняется в вашем портале:

• на Общий диск, в папку «УПД / год / месяц»;
• в ленту сделки, комментарием с прикреплённым файлом;
• в поле сделки типа «Файл», если вы его выбрали в параметрах робота.

Поддерживаются три вида документа:

• СЧФДОП — счёт-фактура и передаточный документ;
• ДОП — только передаточный документ (накладная или акт);
• СЧФ — только счёт-фактура.

Что нужно для работы

• Облачный Битрикс24 на тарифе «Базовый» и выше. На бесплатном тарифе роботы не работают.
• Коробочный Битрикс24 с модулями CRM и бизнес-процессов и возможностью устанавливать приложения из Маркетплейса.
• Права администратора портала для установки приложения.
• Компания-продавец в CRM, отмеченная как «Моя компания», с заполненными реквизитами.
• Компания-покупатель в CRM с реквизитами, привязанная к сделке.
• Товары в сделке: наименование, количество, цена и ставка НДС.

Установка

1. Откройте карточку приложения в Маркетплейсе Битрикс24 и нажмите «Установить». Устанавливать должен администратор портала.
2. Подтвердите доступы, которые запрашивает приложение: CRM, бизнес-процессы, Диск.
3. После установки появится сообщение «Генератор УПД установлен». Окно закроется само.
4. Приложение сразу добавит в портал робота и действие для бизнес-процессов с названием «Сгенерировать УПД».

Следующий шаг — настройки. Откройте приложение из раздела «Приложения» вашего портала: первым откроется экран настроек.

Настройка

Настройки задаются один раз на весь портал. Поля, отмеченные звёздочкой, обязательные. После изменений нажмите «Сохранить». Появится сообщение «Настройки сохранены. Новые УПД будут формироваться с этими параметрами».

1. Продавец

Компания-продавец. Выберите свою организацию из списка. В списке показываются компании CRM, отмеченные как «Моя компания». Реквизиты продавца (ИНН, КПП, адрес, наименование) приложение каждый раз берёт из карточки этой компании, поэтому меняйте их в CRM, а не в приложении.

Если список пуст, нажмите «Добавить реквизиты»: откроется CRM, где можно заполнить реквизиты компании.

Дата присвоения ОГРНИП — только для индивидуального предпринимателя. В реквизитах Битрикс24 такого поля нет, поэтому дата указывается здесь. Поле появляется само, если выбранный продавец — ИП (в реквизитах ИНН из 12 цифр).

2. Номер документа

Откуда брать номер УПД:

• ID сделки — номером документа станет номер сделки в Битрикс24;
• Поле сделки — номер берётся из пользовательского поля сделки, которое вы выберете в строке «Поле сделки с номером». Подходит, если номера документов ведутся в учётной системе и попадают в сделку.

Если нужного поля нет, нажмите «Создать поле в CRM» и добавьте строковое поле в сделку.

Источник номера можно переопределить в параметрах конкретного робота.

3. Подписант

Если продавец — ИП, подписантом автоматически становится сам предприниматель: ФИО и реквизиты берутся из карточки компании. Поля этого раздела заполнять не нужно.

Если продавец — организация:

• ФИО подписанта и Должность — тот, кто подписывает документ;
• Полномочия:
  • «Директор» — подписывает руководитель;
  • «По доверенности (МЧД)» — подписывает сотрудник по машиночитаемой доверенности. Заполните данные МЧД: номер доверенности (ровно 36 символов, как в реестре), дату выдачи и систему хранения МЧД.

ФИО и должность подписанта можно переопределить в параметрах робота.

Основание передачи

В настройках есть подсказка «Как заполнять «Основание передачи»». Само основание (договор, счёт, спецификация) берётся из поля сделки, которое вы выберете в параметрах робота.

Пишите основание в виде «Название № номер от ДД.ММ.ГГГГ», например «Договор № 214 от 03.02.2026». Тогда номер и дата попадут в документ отдельными реквизитами.

Несколько документов перечисляйте через «;» или «и»: «Договор № 1 от 01.01.2026 и приложение № 2 от 02.02.2026». Каждый попадёт отдельным основанием. Знак «№» не обязателен.

Если текст разобрать не удастся, он попадёт в документ целиком, а номер будет указан как «б/н» — так требует формат ФНС. Длина основания — не больше 255 символов.

Робот на стадии сделки

1. Откройте CRM → Сделки → «Роботы» в нужной воронке.
2. Выберите стадию, на которой нужен документ (например, «Отгрузка» или «Документы»).
3. Добавьте робота «Сгенерировать УПД» и заполните параметры (см. ниже).
4. Сохраните. Когда сделка перейдёт на эту стадию, робот сформирует документ.

Чтобы сформировать документ повторно, верните сделку на стадию робота. Каждый запуск создаёт новый файл, прежние файлы на Диске остаются.

Параметры робота

Пустой параметр означает «взять из настроек приложения» или «взять из CRM». Обязателен только вид документа: он выбран по умолчанию.

В выпадающих списках показываются только пользовательские поля сделки подходящего типа: строки для текста, «Файл» для XML. Если нужного поля нет, создайте его в настройках сделки.

Действие в бизнес-процессе

В дизайнере бизнес-процессов сделки доступно действие «Сгенерировать УПД» с теми же параметрами. После выполнения оно возвращает в бизнес-процесс:

• «Номер УПД»;
• «Дата УПД»;
• «ID файла на Диске»;
• «Поле сделки обновлено» (да или нет).

Эти значения можно использовать в следующих действиях процесса, например для уведомления.

Что получится

• Файл на Диске: Общий диск → папка «УПД» → год → месяц. Имя файла зависит от вида документа: «УПД_<номер>.xml», «Накладная_<номер>.xml» или «Счёт-фактура_<номер>.xml». При повторном формировании с тем же номером рядом появится копия с суффиксом (1), (2).
• Комментарий в ленте сделки: «Сгенерирован УПД №<номер> от <дата>» с прикреплённым файлом.
• Поле сделки, если выбрано: в нём всегда лежит последний сформированный файл.

Дата документа — дата формирования по московскому времени.

Ставки НДС и суммы берутся из товаров сделки как есть. Приложение их не пересчитывает: что указано в товарах, то и попадёт в документ. Валюта берётся из товаров сделки.

Грузоотправитель и грузополучатель — продавец и покупатель («он же»).

Загрузка в систему ЭДО

Скачайте XML-файл с Диска или из ленты сделки. Загрузите его в своей системе электронного документооборота как готовый формализованный документ (обычно это загрузка файла УПД в формате XML), проверьте, подпишите и отправьте контрагенту.

Файл сформирован по формату ФНС 5.03 и проверен по XSD-схеме, поэтому система ЭДО принимает его без ручного ввода данных.

Частые вопросы

Сообщения робота

При ошибке робот пишет сообщение в ленту сделки (начинается со слов «Генератор УПД:») и в журнал бизнес-процесса. Документ при этом не формируется. Исправьте данные и верните сделку на стадию робота.

Если проблем несколько, они придут одним сообщением: «Найдено проблем: N. Исправьте их и снова запустите робота», а дальше — нумерованный список.

Временные сбои связи с Битрикс24 приложение повторяет автоматически, три раза. Сообщение приходит, только если повторы не помогли.

Поддержка

• Форма обращения: https://izidel.ru/contact/
• Почта: help@izidel.ru
• Telegram: @izidel_support_bot

Часы работы: пн–пт 10:00–19:00 МСК, ответ в течение 2 часов в рабочее время.

В обращении укажите адрес портала, номер сделки и текст сообщения робота: так мы быстрее найдём причину.

Что нового

Версия 1.0 — первая публикация в Маркетплейсе Битрикс24:

• формирование УПД 5.03 трёх видов (СЧФДОП, ДОП, СЧФ);
• продавец — организация или ИП;
• подписант — директор или сотрудник по МЧД;
• проверка по XSD-схеме ФНС;
• сохранение на Диск, в ленту и поле сделки.